Mit einer Anfrage beginnen
Nimm einen typischen Fall: Eine Anfrage kommt an, jemand übernimmt sie, ein Termin wird vereinbart und später fällt eine Entscheidung. Schreibe diese Schritte auf. Definiere für jeden Schritt eine verantwortliche Person und die Information, die als Nächstes benötigt wird.
Erst dann suchst du nach Funktionen. Benötigst du eine Erinnerung, eine gemeinsame Historie oder eine Übersicht offener Angebote? Die richtige Frage lautet nicht, wie viele Funktionen ein CRM hat, sondern welche Aufgaben es für deinen Ablauf nachvollziehbar abbildet.
Kostenloser Einstieg und bezahlter Vertrieb unterscheiden
HubSpot beschreibt kostenlose CRM-Werkzeuge und zusätzliche Produkte. Pipedrive veröffentlicht kostenpflichtige Nutzertarife sowie einen Testzugang. Daraus folgt noch kein Qualitätsurteil: Es sind unterschiedliche Einstiegsmodelle, die zu verschiedenen Budgetgrenzen passen können.
Wenn dein gesamter Betrieb dauerhaft bei null Euro bleiben muss, darf eine reine Testphase nicht als dauerhafte Lösung zählen. Prüfe insbesondere Funktionen, die während eines Tests sichtbar sind und später einen anderen Tarif voraussetzen.
Ein kleines Testset vorbereiten
Erstelle einige fiktive Kontakte mit unterschiedlichen Zuständen: neue Anfrage, fehlende Rückmeldung, laufendes Angebot und abgeschlossener Fall. Importiere sie, weise Zuständigkeiten zu und setze Wiedervorlagen. Verwende keine echten persönlichen Daten, nur um eine Oberfläche kennenzulernen.
Lass anschließend eine zweite Person einen bestimmten offenen Vorgang finden. Muss sie dafür die gesamte Datenbank durchsuchen, fehlt möglicherweise eine sinnvolle Ansicht oder eine klare Arbeitsregel. Das lässt sich in einem konkreten Test besser erkennen als anhand eines Screenshots.
Export und Rechte nicht auf später verschieben
Führe einen Export deiner Testdaten durch und öffne die Datei außerhalb des CRM. Prüfe, ob die für deinen Ablauf wichtigen Informationen enthalten sind. Notiere Abhängigkeiten, die ein einfacher CSV-Export nicht abbildet, etwa Anhänge oder komplexe Beziehungen.
Teste ebenso mit einem eingeschränkten Konto. Wer darf Kontakte löschen, Daten herunterladen oder Kosten auslösen? Ein Administratorkonto kann einen guten Eindruck vermitteln, der die spätere tägliche Nutzung nicht widerspiegelt.
Die Entscheidung begründen
Fasse deinen Test in vier Punkten zusammen: erfüllte Aufgaben, offene Lücken, Gesamtkosten und Wechselmöglichkeit. Benenne ausdrücklich, was nicht getestet wurde. Das Ergebnis ist dann eine Entscheidung für einen bestimmten Bedarf, keine erfundene universelle Bestenliste.
Verwende für die Kosten den gleichen Zeitraum und die gleiche Nutzerzahl. Der Rechner daneben hilft bei dieser Vereinheitlichung, bewertet aber weder die Bedienbarkeit noch die Eignung für deine Daten.
Direkt mit deinen Zahlen ausprobieren:
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Quellen & Einordnung
Herstellerdokumentation abgerufen am 03.10.2026. Funktionen und Tarifbedingungen können sich ändern. Dies ist eine quellenbasierte Einordnung, kein praktischer Produkttest.
KI-unterstützt erstellt. Berechnungsbeispiele sind fiktiv und dienen der Erklärung. Keine individuelle Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung.